Функции бюджетирования и учета, предлагаемые ЕАМ-системой, помогают компаниям управлять затратами
Основная функция CMMS/EAM-решений заключается в том, чтобы помогать в планировании и управлении работами по техническому обслуживанию и ремонтам. Сюда относится распределение соответствующих мероприятий по времени; создание заказ-нарядов по показаниям измерительных приборов и на основе фактического состояния оборудования; формирование заданий на техническое обслуживание, связанных с наступлением определенных событий или выполняемых по запросу сотрудников производственного цеха.
Запланированные работы на техническое обслуживание или запросы превращаются в заказ-наряды. Трудовые ресурсы и необходимые запчасти так же планируются заранее. Данные о сути проблемы, причины ее возникновения и действия, предпринятые для ее устранения, собираются и записываются для использования в будущем.
Планирование и контроль затрат - другая ключевая функция CMMS/EAM-решения, связанная с управлением работами на обслуживание. По уровню функциональности модули бюджетирования и управления затратами, содержащиеся в ЕАМ-системе, могут конкурировать с аналогичными модулями систем планирования и управления ресурсами предприятия (ERP) или бухгалтерских решений.
Управление заказ-нарядами
Раньше, когда компьютеры не использовались, управление работами по техническому обслуживанию на предприятиях было «привязано» к оборудованию. Вы могли видеть табличку, висящую рядом с каждой единицей оборудования, и любой технический специалист, выполняющий какую-либо работу по техническому обслуживанию или ремонту, должен был делать соответствующие отметки на этой табличке. Таким способом отмечалось, кто производил конкретную работу, какие запчасти были использованы и сколько времени было потрачено на проведение работ.
С появлением информационных систем заказ-наряды стали «привязывать» к оборудованию или центру затрат, такому как производственная линия или эксплуатационный отдел. Такой подход, основанный на ручном вводе заказ-нарядов, позволяет не только регистрировать выполнение работ с помощью CMMS/ЕАМ-решения, но и формировать подробные отчёты о расходовании средств на техническое обслуживание и поддержку.
Теперь стало возможно группировать трудовые и материальные затраты для указанного периода времени или разбивать их на индивидуальные заказ-наряды, привязанные к любому компоненту, оборудованию или центру затрат.
Кроме того, CMMS/ЕАМ-система позволяет добавлять калькуляции рабочего времени и материальных затрат к заказ-нарядам на этапе планирования. На основе записей технических специалистов о фактических затратах рабочего времени и использованных материалах система может генерировать отчет о расхождении показателей плановых и фактических затрат для каждого конкретного заказ-наряда. Эта полезная функция помогает планировщикам и руководителям выстраивать планы работ и обеспечивать контроль над тем, чтобы материалы, необходимые для исполнения работ, были в наличии к требуемому сроку.
Многие департаменты технического обслуживания до сих пор не вносят предварительные калькуляции рабочего времени в заказ-наряды. Одна из причин этого – сложность оценки и наличие множества переменных, которые необходимо учесть при прогнозировании объема незапланированных работ без первичного разбора сути проблемы. Даже запланированная работа может быть непредсказуемой, кроме, возможно, простых повседневных операций по уходу за оборудованием. Другая причина нежелания ремонтных служб предварительно оценивать ресурсы - это срыв планов работ технических специалистов, в случае, если допуски сильно ограничены или способствуют снижению темпов выполнения работ, особенно если эти оценки слишком неточные. Даже если предварительные калькуляции проведены верно, многие сотрудники отделов технического обслуживания считают, что записанное фактическое время может недостаточно точно соответствовать расчетному, и относятся с подозрением к техническим специалистам, которые последовательно записывают историю работ как есть.
Бюджетирование мероприятий по техническому обслуживанию оборудования
CMMS/ЕАМ-система предлагает широкий перечень функций, который включает, например, бюджетирование на любом уровне структуры. Это обеспечивает пользователей гибкими возможностями, необходимыми для подготовки месячных бюджетов по департаменту или центру затрат, по отдельным единицам оборудования или по событию в укрупненном или детальном виде, а также отслеживать фактические затраты по отношению к бюджету в любой момент.
CMMS/ЕАМ-система может формировать не только ежемесячный отчет по бюджету, но и генерировать отчеты за интересующий пользователя период, например, с начала года по текущую дату или за последние 12 месяцев, а также имеет возможность сравнения по нескольким годам. Пользователи могут создавать произвольные отчеты для любого заданного периода времени с соответствующими фильтрами, параметрами сортировки и уровнем детализации. Для компаний, предпочитающих составлять бюджет и отслеживать изменения в нем с помощью других приложений, таких, например, как ERP-система или таблицы Excel, современные CMMS/ЕАМ-системы предлагают необходимые интерфейсы и функции, обеспечивающие оптимальный уровень интеграции приложений.
Интеграция функций управления работами и бюджетирования
В течение 20 лет я подробно изучал наиболее популярные решения на рынке CMMS/ЕАМ, использующиеся в компаниях Северной Америки. Одна слабая сторона CMMS/ЕАМ заключается в неспособности систем интегрировать управление заказ-нарядами и бюджетирование. Меня поражает то, как медленно движется прогресс.
Один из самых давних вопросов в обзорах CMMS/EAM-систем: “Интегрируется ли модуль бюджетирования с запланированной калькуляцией рабочего времени и сметой материалов под заказ-наряды?”
Важность данной функции ясна — с помощью управления техническим обслуживанием можно лучше управлять затратами в бюджетах. Например, если по данному центру затрат существует разница между запланированными и фактическими затратами, Вы можете обратиться к третьему столбцу и посмотреть, действительно ли суммарная запланированная калькуляция рабочего времени по нарядам на работу не соответствует действительности. Более того, в CMMS/ЕАМ-системе Вы можете перейти к рассмотрению отдельных нарядов на работу для того, чтобы понять, действительно ли проблема в плановой калькуляции или все дело в том, как работа была выполнена. Кроме того, CMMS/ЕАМ-систему можно настроить таким образом, чтобы запретить пользователю создавать заказ-наряд на работы, которые превышают запланированный бюджет, без специального одобрения управляющего.
Контроль перерасхода бюджета
Целью подготовки бюджетов и отслеживания изменений является оптимизация управления затратами. В современных CMMS/ЕАМ-системах предусмотрен ряд функций, которые могут помочь Вам заметить проблему заранее и внести коррективы, а не просто сделать отчет по несоответствиям цифр в бюджете и фактических затратах. Например, имеются возможности уведомления и утверждения. Это позволяет оповещать конкретного менеджера о том, что данная работа требует одобрения или ее выполнение повлечет за собой выход за рамки бюджета.
Современные CMMS/ЕАМ-системы имеют развернутые функциональные возможности, такие как рассылка уведомлений и поточная обработка заданий. Это позволяет оповещать менеджеров о потенциальном перерасходе бюджета. Рассылка уведомлений может производиться при достижении установленного уровня запланированных затрат на конец отчетного периода или, например, когда фактические затраты будут приближатся к отметке 10% до полного расходования бюджета.
Инструментальная панель может быть настроена на отображение графиков и индикаторов, которые позволяют отслеживать состояние важных бюджетов. Если показатели бюджета приближаются к заранее настроенным пределам лимита, ЕАМ-система позволяет пользователям уточнить данные, составляющие этот показатель, и также детальную информацию по составляющим его заказ-нарядам, для определения источника перерасхода бюджета.
Отслеживание бюджета во времени
Ведущие CMMS/ЕАМ-системы могут отслеживать плановые затраты по отношению к фактическим за конкретный период времени. Однако, бюджеты редко бывают статичными, и компаниям требуются расширенные возможности по мониторингу обязательных к оплате и начисленных к оплате затрат. Исходя из этого, CMMS/ЕАМ-решение предлагает развернутые функции отслеживания изменений бюджета:
Оригинальный - ссылается на первый одобренный вариант бюджета, например, на бюджет, формируемый перед началом следующего отчетного года.
Пересмотренный - учитывает возможные ежемесячные внесения в бюджет корректировок на основе новой информации, такой как текущие объемы производства, непредвиденные потребности в капитале и т.п. Некоторые компании называют это оценкой в «последнем приближении». Пересмотренный бюджет должен быть одобрен тем же способом, что и первоначальный бюджет. При этом разница между значениями первоначальных, пересмотренных и фактических затрат отслеживается для учета отклонений.
Запланированный к оплате - касается многих компаний, желающих отслеживать денежные средства, которые еще не потрачены, но под которые уже имеются обязательства. Например, выставленные заказы на закупку или контракты, по которым у компании есть обязательства по выплатам из бюджета. И даже утвержденные и запланированные наряды на работы в будущем подлежат обязательному погашению из бюджета. Преимущество в отслеживании обязательных к оплате затрат в том, что Вы сможете своевременно получить предупреждение о грядущих изменениях бюджета, перед тем как принять решение о дополнительных обязательствах к оплате. В некоторых случаях есть возможность пересмотреть обязательства к оплате, если продукты или услуги все еще не получены.
Обязательный к оплате - касается ситуации, когда продукты или услуги получены, но счет за них не выставлен. И при этом есть вероятность, что обязательство по списанию денежных средств из бюджета может быть отменено в том случае, если это не коснется вопросов качества и производительности. Так как счет еще не получен или условия платежа таковы, что чек пока не выписан, затраты не отображаются как фактические для текущего бюджета.
Таким образом, многие компании предпочитают не отслеживать начисления отдельно от запланированных и фактических затрат в целях более глубокого понимания уровня и времени непогашенных обязательств относительно бюджета.
Фактический - предполагает затраты по бюджету, которые были полностью оплачены и учтены.
Статьи бюджета
Современные CMMS/ЕАМ-решения позволяют пользователям планировать бюджет, исходя из трудозатрат, расходов на материалы и накладных расходов. ЕАМ-решения также отслеживают такие статьи, как контрактные работы и поставки материалы по договору, что позволяет накапливать детальную историю по ним, включая информацию об их фактической стоимости.
Другая категория, которая обеспечивает дополнительную функциональность, это бюджетирование и учет затрат по таким ресурсам, как специализированные инструменты. Эти ресурсы резервируются и относятся к различным центрам затрат по принципу платы за использование. CMMS/ЕАМ-системы могут выдавать отчет об использовании ресурсов, а также о соотношении плановых и фактических затрат. В зависимости от использования этих ресурсов может потребоваться внесение поправок к почасовым тарифам для полного учета затрат в следующем году.
Учет с обязательствами по платежам
В некоторых случаях компаниям необходимо установить строгие ограничения на затраты. Особенно это относится к государственным компаниям, у которых ограниченные возможности выхода за рамки бюджета. Учет с обязательствами по платежам обеспечивает улучшенный контроль за бюджетом посредством резервирования средств на случай, когда возникает обязательство по выплате денег, как например, заказ на поставку. Это обеспечивает достаточное количество средств в бюджете при необходимости оплаты. Если в наличии нет свободных денежных средств, CMMS/ЕАМ-система может быть настроена на блокирование транзакций до момента двойного подтверждения, либо до установки других правил.
Учет в соответствии с требованиями регулирующих органов
Современные CMMS/ЕАМ-системы позволяют настраивать отчеты для соответствия обязательным требованиям регулирующих органов. Некоторые регулирующие органы требуют больше, чем просто сбор данных и отчет по ним, чтобы обеспечить более строгий контроль тех, кто имеет право вносить изменения в заказы на закупки, заказ-наряды и т.д. Например, в США компании-производители фармацевтической продукции, подотчетные Управлению по контролю за продуктами и лекарствами, должны использовать электронные подписи для обеспечения соответствующей защиты от изменения ключевых документов.
Бюджетирование проекта
Другая отличительная особенность CMMS/EAM-систем - уровень поддержки управления затратами на капитальные проекты. Наряды на работу и заказы на закупку должны ссылаться на соответствующий контракт, капитальный проект и т.п. для точного отслеживания разницы между плановыми, следующими к оплате и фактическими трудозатратами, материалами и подрядными работами.
Ключевая функция, на которую стоит обратить внимание, это возможность создавать иерархию заказов на работы, которая имеет, по меньшей мере, три уровня, и учитывает пять или более компаний, с которыми приходится иметь дело в ходе выполнения сложных капитальных проектов. Например, допустим, что завод строит дополнительный офис. Вы можете сгенерировать следующую иерархию заказ-нарядов:
1. Номер капитального проекта
2. Главный заказ на работы для каждого этажа
3. Заказ на работы для каждого кабинета на этаже
4. Заказ на специальные дополнительные работы для отдельных помещений
5. Задачи для каждого вида специальных дополнительных работ
6. Шаги для каждой задачи, описывающие процедуры выполнения данной работы
Моделирование бюджета
Это анализ "что если", который Вы можете использовать, например, если у Вашей компании был неудачный год, и руководство рассматривает способы сокращения затрат на следующий год. Какая вероятность того, что бюджет на техническое обслуживание и ремонты будет изменен? К сожалению, большинство компаний склонно сокращать затраты на техническое обслуживание, хотя на интуитивном уровне все понимают, что задержка финансирования ремонта крыши или оборудования может привести к существенно большим затратам на их содержание в будущем. Это классический случай “заплати сейчас или заплати потом, но больше”.
Поэтому важно знать, от каких работ можно отказаться в рамках сокращения бюджета на техническое обслуживание. Для этого современная CMMS/ЕАМ-система позволяет моделировать бюджет при различных вариантах развития событий. Пользователи могут управлять уровнями планирования работ, такими как – сколько раз необходимо подстричь траву на газонах, как часто производить осмотр и измерять уровень показателей, от которых зависит периодичность замены масла. Они также могут настраивать затраты на капитальные проекты и даже на незапланированные работы. Как только результаты моделирования бюджета становятся приемлемыми, он может быть сохранен для предложения к рассмотрению.
Таким образом, моделирование бюджета позволяет пользователям проигрывать различные сценарии для создания бюджета с оптимальными показателями рисков и затрат, или демонстрировать управляющим компании последствия снижения расходов на техническое обслуживание.
Автор: Дэвид Бергер
Дэвид Бергер, профессиональный инженер (Альберта, провинция Канады), директор компании Western Management Consultants (Торонто) является дипломированным консультантом по вопросам эффективного управления компанией и адъюнкт-профессором Йоркского университета в Торонто, в котором он уже не первый десяток лет преподает управление производством по программе МBA. Бергер имеет колоссальный опыт проведения аудита в области технического обслуживания и ремонтов; Бергер также помогал высшему управленческому звену развить стратегии ТОиР, затрагивающие техническое обслуживание оборудования, производство и инженерные службы предприятия; содействовал компаниям в ходе процесса внедрения средств оптимизации процессов; а также возглавлял различные ИТ-проекты, от разработки подробных требований до выбора программного обеспечения и внедрения ЕАМ, PdM, RCM и систем управления цепочками поставок.
Версия для печати
Запланированные работы на техническое обслуживание или запросы превращаются в заказ-наряды. Трудовые ресурсы и необходимые запчасти так же планируются заранее. Данные о сути проблемы, причины ее возникновения и действия, предпринятые для ее устранения, собираются и записываются для использования в будущем.
Планирование и контроль затрат - другая ключевая функция CMMS/EAM-решения, связанная с управлением работами на обслуживание. По уровню функциональности модули бюджетирования и управления затратами, содержащиеся в ЕАМ-системе, могут конкурировать с аналогичными модулями систем планирования и управления ресурсами предприятия (ERP) или бухгалтерских решений.
Управление заказ-нарядами
Раньше, когда компьютеры не использовались, управление работами по техническому обслуживанию на предприятиях было «привязано» к оборудованию. Вы могли видеть табличку, висящую рядом с каждой единицей оборудования, и любой технический специалист, выполняющий какую-либо работу по техническому обслуживанию или ремонту, должен был делать соответствующие отметки на этой табличке. Таким способом отмечалось, кто производил конкретную работу, какие запчасти были использованы и сколько времени было потрачено на проведение работ.
С появлением информационных систем заказ-наряды стали «привязывать» к оборудованию или центру затрат, такому как производственная линия или эксплуатационный отдел. Такой подход, основанный на ручном вводе заказ-нарядов, позволяет не только регистрировать выполнение работ с помощью CMMS/ЕАМ-решения, но и формировать подробные отчёты о расходовании средств на техническое обслуживание и поддержку.
Теперь стало возможно группировать трудовые и материальные затраты для указанного периода времени или разбивать их на индивидуальные заказ-наряды, привязанные к любому компоненту, оборудованию или центру затрат.
Кроме того, CMMS/ЕАМ-система позволяет добавлять калькуляции рабочего времени и материальных затрат к заказ-нарядам на этапе планирования. На основе записей технических специалистов о фактических затратах рабочего времени и использованных материалах система может генерировать отчет о расхождении показателей плановых и фактических затрат для каждого конкретного заказ-наряда. Эта полезная функция помогает планировщикам и руководителям выстраивать планы работ и обеспечивать контроль над тем, чтобы материалы, необходимые для исполнения работ, были в наличии к требуемому сроку.
Многие департаменты технического обслуживания до сих пор не вносят предварительные калькуляции рабочего времени в заказ-наряды. Одна из причин этого – сложность оценки и наличие множества переменных, которые необходимо учесть при прогнозировании объема незапланированных работ без первичного разбора сути проблемы. Даже запланированная работа может быть непредсказуемой, кроме, возможно, простых повседневных операций по уходу за оборудованием. Другая причина нежелания ремонтных служб предварительно оценивать ресурсы - это срыв планов работ технических специалистов, в случае, если допуски сильно ограничены или способствуют снижению темпов выполнения работ, особенно если эти оценки слишком неточные. Даже если предварительные калькуляции проведены верно, многие сотрудники отделов технического обслуживания считают, что записанное фактическое время может недостаточно точно соответствовать расчетному, и относятся с подозрением к техническим специалистам, которые последовательно записывают историю работ как есть.
Бюджетирование мероприятий по техническому обслуживанию оборудования
CMMS/ЕАМ-система предлагает широкий перечень функций, который включает, например, бюджетирование на любом уровне структуры. Это обеспечивает пользователей гибкими возможностями, необходимыми для подготовки месячных бюджетов по департаменту или центру затрат, по отдельным единицам оборудования или по событию в укрупненном или детальном виде, а также отслеживать фактические затраты по отношению к бюджету в любой момент.
CMMS/ЕАМ-система может формировать не только ежемесячный отчет по бюджету, но и генерировать отчеты за интересующий пользователя период, например, с начала года по текущую дату или за последние 12 месяцев, а также имеет возможность сравнения по нескольким годам. Пользователи могут создавать произвольные отчеты для любого заданного периода времени с соответствующими фильтрами, параметрами сортировки и уровнем детализации. Для компаний, предпочитающих составлять бюджет и отслеживать изменения в нем с помощью других приложений, таких, например, как ERP-система или таблицы Excel, современные CMMS/ЕАМ-системы предлагают необходимые интерфейсы и функции, обеспечивающие оптимальный уровень интеграции приложений.
Интеграция функций управления работами и бюджетирования
В течение 20 лет я подробно изучал наиболее популярные решения на рынке CMMS/ЕАМ, использующиеся в компаниях Северной Америки. Одна слабая сторона CMMS/ЕАМ заключается в неспособности систем интегрировать управление заказ-нарядами и бюджетирование. Меня поражает то, как медленно движется прогресс.
Один из самых давних вопросов в обзорах CMMS/EAM-систем: “Интегрируется ли модуль бюджетирования с запланированной калькуляцией рабочего времени и сметой материалов под заказ-наряды?”
Важность данной функции ясна — с помощью управления техническим обслуживанием можно лучше управлять затратами в бюджетах. Например, если по данному центру затрат существует разница между запланированными и фактическими затратами, Вы можете обратиться к третьему столбцу и посмотреть, действительно ли суммарная запланированная калькуляция рабочего времени по нарядам на работу не соответствует действительности. Более того, в CMMS/ЕАМ-системе Вы можете перейти к рассмотрению отдельных нарядов на работу для того, чтобы понять, действительно ли проблема в плановой калькуляции или все дело в том, как работа была выполнена. Кроме того, CMMS/ЕАМ-систему можно настроить таким образом, чтобы запретить пользователю создавать заказ-наряд на работы, которые превышают запланированный бюджет, без специального одобрения управляющего.
Контроль перерасхода бюджета
Целью подготовки бюджетов и отслеживания изменений является оптимизация управления затратами. В современных CMMS/ЕАМ-системах предусмотрен ряд функций, которые могут помочь Вам заметить проблему заранее и внести коррективы, а не просто сделать отчет по несоответствиям цифр в бюджете и фактических затратах. Например, имеются возможности уведомления и утверждения. Это позволяет оповещать конкретного менеджера о том, что данная работа требует одобрения или ее выполнение повлечет за собой выход за рамки бюджета.
Современные CMMS/ЕАМ-системы имеют развернутые функциональные возможности, такие как рассылка уведомлений и поточная обработка заданий. Это позволяет оповещать менеджеров о потенциальном перерасходе бюджета. Рассылка уведомлений может производиться при достижении установленного уровня запланированных затрат на конец отчетного периода или, например, когда фактические затраты будут приближатся к отметке 10% до полного расходования бюджета.
Инструментальная панель может быть настроена на отображение графиков и индикаторов, которые позволяют отслеживать состояние важных бюджетов. Если показатели бюджета приближаются к заранее настроенным пределам лимита, ЕАМ-система позволяет пользователям уточнить данные, составляющие этот показатель, и также детальную информацию по составляющим его заказ-нарядам, для определения источника перерасхода бюджета.
Отслеживание бюджета во времени
Ведущие CMMS/ЕАМ-системы могут отслеживать плановые затраты по отношению к фактическим за конкретный период времени. Однако, бюджеты редко бывают статичными, и компаниям требуются расширенные возможности по мониторингу обязательных к оплате и начисленных к оплате затрат. Исходя из этого, CMMS/ЕАМ-решение предлагает развернутые функции отслеживания изменений бюджета:
Оригинальный - ссылается на первый одобренный вариант бюджета, например, на бюджет, формируемый перед началом следующего отчетного года.
Пересмотренный - учитывает возможные ежемесячные внесения в бюджет корректировок на основе новой информации, такой как текущие объемы производства, непредвиденные потребности в капитале и т.п. Некоторые компании называют это оценкой в «последнем приближении». Пересмотренный бюджет должен быть одобрен тем же способом, что и первоначальный бюджет. При этом разница между значениями первоначальных, пересмотренных и фактических затрат отслеживается для учета отклонений.
Запланированный к оплате - касается многих компаний, желающих отслеживать денежные средства, которые еще не потрачены, но под которые уже имеются обязательства. Например, выставленные заказы на закупку или контракты, по которым у компании есть обязательства по выплатам из бюджета. И даже утвержденные и запланированные наряды на работы в будущем подлежат обязательному погашению из бюджета. Преимущество в отслеживании обязательных к оплате затрат в том, что Вы сможете своевременно получить предупреждение о грядущих изменениях бюджета, перед тем как принять решение о дополнительных обязательствах к оплате. В некоторых случаях есть возможность пересмотреть обязательства к оплате, если продукты или услуги все еще не получены.
Обязательный к оплате - касается ситуации, когда продукты или услуги получены, но счет за них не выставлен. И при этом есть вероятность, что обязательство по списанию денежных средств из бюджета может быть отменено в том случае, если это не коснется вопросов качества и производительности. Так как счет еще не получен или условия платежа таковы, что чек пока не выписан, затраты не отображаются как фактические для текущего бюджета.
Таким образом, многие компании предпочитают не отслеживать начисления отдельно от запланированных и фактических затрат в целях более глубокого понимания уровня и времени непогашенных обязательств относительно бюджета.
Фактический - предполагает затраты по бюджету, которые были полностью оплачены и учтены.
Статьи бюджета
Современные CMMS/ЕАМ-решения позволяют пользователям планировать бюджет, исходя из трудозатрат, расходов на материалы и накладных расходов. ЕАМ-решения также отслеживают такие статьи, как контрактные работы и поставки материалы по договору, что позволяет накапливать детальную историю по ним, включая информацию об их фактической стоимости.
Другая категория, которая обеспечивает дополнительную функциональность, это бюджетирование и учет затрат по таким ресурсам, как специализированные инструменты. Эти ресурсы резервируются и относятся к различным центрам затрат по принципу платы за использование. CMMS/ЕАМ-системы могут выдавать отчет об использовании ресурсов, а также о соотношении плановых и фактических затрат. В зависимости от использования этих ресурсов может потребоваться внесение поправок к почасовым тарифам для полного учета затрат в следующем году.
Учет с обязательствами по платежам
В некоторых случаях компаниям необходимо установить строгие ограничения на затраты. Особенно это относится к государственным компаниям, у которых ограниченные возможности выхода за рамки бюджета. Учет с обязательствами по платежам обеспечивает улучшенный контроль за бюджетом посредством резервирования средств на случай, когда возникает обязательство по выплате денег, как например, заказ на поставку. Это обеспечивает достаточное количество средств в бюджете при необходимости оплаты. Если в наличии нет свободных денежных средств, CMMS/ЕАМ-система может быть настроена на блокирование транзакций до момента двойного подтверждения, либо до установки других правил.
Учет в соответствии с требованиями регулирующих органов
Современные CMMS/ЕАМ-системы позволяют настраивать отчеты для соответствия обязательным требованиям регулирующих органов. Некоторые регулирующие органы требуют больше, чем просто сбор данных и отчет по ним, чтобы обеспечить более строгий контроль тех, кто имеет право вносить изменения в заказы на закупки, заказ-наряды и т.д. Например, в США компании-производители фармацевтической продукции, подотчетные Управлению по контролю за продуктами и лекарствами, должны использовать электронные подписи для обеспечения соответствующей защиты от изменения ключевых документов.
Бюджетирование проекта
Другая отличительная особенность CMMS/EAM-систем - уровень поддержки управления затратами на капитальные проекты. Наряды на работу и заказы на закупку должны ссылаться на соответствующий контракт, капитальный проект и т.п. для точного отслеживания разницы между плановыми, следующими к оплате и фактическими трудозатратами, материалами и подрядными работами.
Ключевая функция, на которую стоит обратить внимание, это возможность создавать иерархию заказов на работы, которая имеет, по меньшей мере, три уровня, и учитывает пять или более компаний, с которыми приходится иметь дело в ходе выполнения сложных капитальных проектов. Например, допустим, что завод строит дополнительный офис. Вы можете сгенерировать следующую иерархию заказ-нарядов:
1. Номер капитального проекта
2. Главный заказ на работы для каждого этажа
3. Заказ на работы для каждого кабинета на этаже
4. Заказ на специальные дополнительные работы для отдельных помещений
5. Задачи для каждого вида специальных дополнительных работ
6. Шаги для каждой задачи, описывающие процедуры выполнения данной работы
Моделирование бюджета
Это анализ "что если", который Вы можете использовать, например, если у Вашей компании был неудачный год, и руководство рассматривает способы сокращения затрат на следующий год. Какая вероятность того, что бюджет на техническое обслуживание и ремонты будет изменен? К сожалению, большинство компаний склонно сокращать затраты на техническое обслуживание, хотя на интуитивном уровне все понимают, что задержка финансирования ремонта крыши или оборудования может привести к существенно большим затратам на их содержание в будущем. Это классический случай “заплати сейчас или заплати потом, но больше”.
Поэтому важно знать, от каких работ можно отказаться в рамках сокращения бюджета на техническое обслуживание. Для этого современная CMMS/ЕАМ-система позволяет моделировать бюджет при различных вариантах развития событий. Пользователи могут управлять уровнями планирования работ, такими как – сколько раз необходимо подстричь траву на газонах, как часто производить осмотр и измерять уровень показателей, от которых зависит периодичность замены масла. Они также могут настраивать затраты на капитальные проекты и даже на незапланированные работы. Как только результаты моделирования бюджета становятся приемлемыми, он может быть сохранен для предложения к рассмотрению.
Таким образом, моделирование бюджета позволяет пользователям проигрывать различные сценарии для создания бюджета с оптимальными показателями рисков и затрат, или демонстрировать управляющим компании последствия снижения расходов на техническое обслуживание.
Автор: Дэвид Бергер
Дэвид Бергер, профессиональный инженер (Альберта, провинция Канады), директор компании Western Management Consultants (Торонто) является дипломированным консультантом по вопросам эффективного управления компанией и адъюнкт-профессором Йоркского университета в Торонто, в котором он уже не первый десяток лет преподает управление производством по программе МBA. Бергер имеет колоссальный опыт проведения аудита в области технического обслуживания и ремонтов; Бергер также помогал высшему управленческому звену развить стратегии ТОиР, затрагивающие техническое обслуживание оборудования, производство и инженерные службы предприятия; содействовал компаниям в ходе процесса внедрения средств оптимизации процессов; а также возглавлял различные ИТ-проекты, от разработки подробных требований до выбора программного обеспечения и внедрения ЕАМ, PdM, RCM и систем управления цепочками поставок.
Версия для печати
